REGULAMIN

UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

W POWIATOWYM URZĘDZIE PRACY W ŚWINOUJŚCIU

O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ NIEPRZEKRACZAJĄCEJ KWOTY 130 000 PLN NETTO

 § 1
Postanowienia ogólne

1. Regulamin niniejszy określa wewnętrzne zasady, formy i tryb udzielania przez Powiatowy Urząd Pracy w Świnoujściu zamówień publicznych ze środków publicznych na dostawy, usługi oraz roboty budowlane o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 2 ust 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2021 poz. 1129).
   
   
2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
   
   1) Cena – należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz.U. z 2019r. poz. 178), nawet jeżeli jest płacona na rzecz osoby niebędącej przedsiębiorcą,
   
   2) Dostawa – należy przez to rozumieć nabywanie produktów, którymi są rzeczy ruchome, energia, woda oraz prawa majątkowe, jeżeli mogą być przedmiotem obrotu, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu z opcją lub bez opcji zakupu, które może obejmować dodatkowo rozmieszczenie lub instalację,
   
   3) Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Urzędu,
   
   4) Głównym Księgowym – należy przez to rozumieć Głównego Księgowego Urzędu,
    
   5) Kryteriach wyboru – należy przez to rozumieć obiektywne i niedyskryminujące kryteria stosowane przez Zamawiającego w postepowaniu o udzielenie zamówienia w celu ograniczenia liczby wykonawców niepodlegających wykluczeniu,
    
   6) Pracowniku ds. zamówień publicznych – należy przez to rozumieć pracownika, w którego zakresie obowiązków leży prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z realizowanymi postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego,
    
   7) Protokole postepowania – należy przez to rozumieć dokument sporządzany przez Zamawiającego, który potwierdza przebieg postępowania o udzielenie zamówienia,
    
   8) Urzędzie/Zamawiającym – należy przez to rozumieć Powiatowy Urząd Pracy w Świnoujściu
    
   9) Usługa – należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy,
    
   10) Wykonawca – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która oferuje na rynku wykonanie robót budowlanych lub obiektu budowlanego, dostawę produktów lub świadczenie usług lub ubiega się o udzielenia zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego,
   
   11) Zamówienie – należy przez to rozumieć takie zamówienia, które są wyłączone ze stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.      

3. Zamawiający przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w oparciu o postanowienia regulaminu z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, a także w sposób przejrzysty i proporcjonalny z zachowaniem bezstronności i obiektywizmu. Postępowanie o udzielenie zamówienia winno odbywać się z zachowaniem należytej staranności, uwzględnieniem terminowego i efektywnego gospodarowania środkami wydatkowanymi przez Urząd zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów ustawy o finansach publicznych.
4. Wydatkowanie środków na podstawie regulaminu powinno być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.
   
   
5. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie niniejszych Zasad z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień. W przypadku rozbieżności pomiędzy postanowieniami niniejszych Zasad, a wytycznymi dotyczącymi zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych, zastosowanie znajdują postanowienia wytycznych.
   
   
6. Zaleca się by przy przygotowywaniu i prowadzeniu postępowań korzystać w możliwie najszerszym zakresie ze środków komunikacji elektronicznej, tak by proces kontraktowania był realizowany w uzasadnionych przypadkach przy użyciu platform zakupowych i innych narzędzi minimalizujących formę papierową.
   
   
7. Zaleca się by przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego uwzględniać kwestie związane ze zrównoważonym rozwojem, co oznacza dokonywanie tylko dobrze przemyślanych i niezbędnych zakupów oraz nabywanie produktów, usług, robót budowlanych możliwie w najmniejszym stopniu oddziałujących na środowisko, a także uwzględniających społeczne i ekonomiczne skutki decyzji zakupowych.
   
   
8. Prowadzone na podstawie niniejszego regulaminu postępowania oraz zawarte umowy są jawne i zgodne z zasadami Kodeksu cywilnego.
   
   
9. Za przestrzeganie przepisów regulaminu odpowiedzialni są:
   
   1) Pracownik ds. zamówień publicznych,
   
   2) Osoby kierujące komórkami organizacyjnymi Zamawiającego i upoważnione do zaciągania w imieniu Zamawiającego zobowiązań z tytułu zakupów,
   
   3) Inni pracownicy Zamawiającego oraz pozostałe osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.
   
   
10. Procedury udzielania zamówień uregulowano w następujących przedziałach wartości:
    
    1) Zamówienia o wartości nie przekraczającej 10.000,00 zł netto,
    
    2) Zamówienia o wartości równej lub wyższej 10.000,00 zł netto, ale mniejszej niż 50.000,00 zł netto,
    
    3) Zamówienia o wartości równej lub wyższej 50.000,00 zł netto, ale mniejszej niż 130.000,00 zł netto. 

§ 2
Podmioty uczestniczące w postepowaniu o udzielenie zamówienia

1. Nadzór ogólny nad przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia sprawuje kierownik zamawiającego.
   
   
2. Prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia należy do zadań komórki organizacyjnej bezpośrednio wyznaczonej przez kierownika zamawiającego do realizacji tego zadania lub której zakres realizowanych zadań jest związany z zakresem zamówienia.
   
   
3. Odpowiedzialnym za przygotowanie i realizację postepowania jest przełożony/pracownik komórki organizacyjnej, o której mowa w ust. 2.
   
   
4. Kierownik zamawiającego może wskazać i upoważnić inną komórkę organizacyjną lub osobę trzecią do zorganizowania postępowania o udzielenie zamówienia.
   
   
5. Pracownik ds. zamówień publicznych prowadzi i przechowuje dokumentację związaną z realizowanymi postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego.
   
   
6. Wszystkie osoby i komórki organizacyjne biorące udział w przygotowaniu i przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia są odpowiedzialne za terminowe wykonywanie swoich obowiązków i w tym zakresie obowiązane są do dołożenia najwyższej staranności.
   
   

 § 3
Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia

1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia pracownik wnioskujący szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia: 
   
   1) czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (zamówienie oszacowane na kwotę równą lub wyższą od 130.000 zł netto);
   
   2) czy wydatek ma pokrycie w zatwierdzonym na dany rok kalendarzowy planie finansowym Powiatowego Urzędu Pracy w Świnoujściu.
   
   
2. Osobą zobowiązaną do określenia wartości szacunkowej zamówienia jest pracownik, który wnioskuje o rozpoczęcie procedury.
   
   
3. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług (kwota netto).
   
   
4. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności:
   
   1) zapytania ofertowe skierowane do, co najmniej trzech potencjalnych wykonawców (Wzór formularza zapytania ofertowego stanowi załącznik nr 3 do regulaminu), oprócz przypadków, w których zamówienie może być zrealizowane tylko przez jednego Wykonawcę,
   
   2) odpowiedzi wykonawców na złożone zapytanie ofertowe,
   
   3) wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku),
   
   4) kserokopie ofert lub dokumentów z innych postępowań (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu nieprzekraczającego 3 miesięcy, a wynikającego z poprzedniego szacowania wartości zamówienia,
   
   5) notatki służbowe z dokonanych czynności w zakresie rozeznania cen rynkowych w innej formie niż wyżej wymienione (np. rozmowy telefoniczne, poczta elektroniczna, fax itp.). Wzór notatki służbowej stanowi załącznik nr 4 do regulaminu.
   
   
5. Kryteriami wyboru wykonawcy są cena lub inne kryteria, gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności: 
   
   1) jakość i funkcjonalność,
   
   2) parametry techniczne,
   
   3) aspekty środowiskowe, społeczne, inwestycyjne,
   
   4) koszty eksploatacji,
   
   5) serwis, gwarancja
   
   6) termin wykonania zamówienia,
   
   7) miejsce wykonania zamówienia,
   
   8) sposób/koncepcja realizacji zamówienia,
   
   9) koszty dostawy,
   
   10) kwalifikacje zawodowe, doświadczenie wykonawcy,
   
   11) wiedza wykonawcy lub osób planowanych do wykonywania zamówienia.
   
   
6. Dopuszczalne jest prowadzenie negocjacji z wykonawcami. Z przeprowadzonych negocjacji należy wówczas sporządzić notatkę służbową.
   
   
7. Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.
   
   

§ 4
Zamówienia o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł.

1. W przypadku zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 10.000 zł podmiot wnioskujący o realizację zamówienia przedkłada do akceptacji kierownikowi zamawiającego – wewnętrzne zlecenie zakupu, które podlega weryfikacji przez dział finansowo-księgowy. Wzór formularza zlecenia stanowi załącznik nr 1 do regulaminu.
   
   
2. Udzielenie zamówienia polega na wyborze najkorzystniejszej oferty dostępnej na rynku. Rozeznanie rynku jest stosowane w uproszczonej procedurze i może być przeprowadzone telefonicznie, pisemnie lub drogą elektroniczną. 
   
   
3. W razie braku ofert dostępnych na rynku zamawiający zwraca się z zapytaniem ofertowym do odpowiedniej liczby (minimum 3) wykonawców zapewniającej konkurencję.
   
   
4. Dopuszcza się możliwość negocjacji dostępnych na rynku ofert lub ofert złożonych w skutek zapytania ofertowego.
   
   
5. Procedura rozeznania rynku, o której mowa w ust. 2, 3 i 4 nie wymaga formy pisemnej.
   
   
6. Podstawą udokumentowania zamówienia, o którym mowa w ust. 1 jest faktura.
   
   
7. W przypadku zamówień na roboty budowlane i projektowe lub graficzne zawiera się umowę w formie pisemnej, w której określa się: przedmiot zamówienia, termin realizacji, wartość zamówienia, kary umowne i warunki gwarancji.

§ 5
Zamówienia o wartości równej lub wyższej 10.000 zł, ale mniejszej niż 50.000 zł.

1. Procedurę udzielenia zamówienia wszczyna się poprzez złożenie pisemnego wniosku przez pracownika wnioskującego. Wzór formularza wniosku stanowi załącznik nr 2 do regulaminu.
2. Wniosek o którym mowa zawiera w szczególności:
   
   1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,
   
   2) informację (uzasadnienie) dotyczącą potrzeby udzielenia zamówienia,
   
   3) szacunkową wartość w złotych,
   
   4) wskazanie źródła finansowania,
   
   5) informację o łącznej wartości zamówień tego rodzaju w danym roku budżetowym w złotych.
       
3. Wniosek w kolejności akceptowany jest przez: 
   
   1) Bezpośredniego przełożonego.
   
   2) Głównego Księgowego, potwierdzającego dokonywanie wydatku zgodnie z planem finansowym, który dokonując akceptacji odnotowuje to w odpowiedni sposób i zatwierdza wniosek złożonym podpisem.
   
   3) Pracownika ds. zamówień publicznych, który dokonuje sprawdzenia jego poprawności i zatwierdza wniosek złożonym podpisem.
   
   4) Dyrektora, który ostatecznie zatwierdza wniosek składając podpis w odpowiednim miejscu.
   
   5) Zatwierdzony wniosek wraz z pozostałymi dokumentami związanymi z realizacją zamówienia publicznego wnioskodawca przekazuje pracownikowi ds. zamówień publicznych w celu włączenia go do ewidencji.
   
   
4. Po zatwierdzeniu ostatecznym wniosku o udzielenie zamówienia wnioskodawca podejmuje niezbędne czynności w celu sfinalizowania wszczętej procedury realizacji zamówienia.
       
5. Przed udzieleniem zamówienia należy każdorazowo dokonać analizy rynku poprzez wybór najkorzystniejszej oferty otrzymanej wskutek zapytania ofertowego.
     
6. Analiza rynku stosowana jest w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakości cenę lub koszt przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem wszystkich potrzeb zamawiającego. Wskazane rozeznanie rynku przebiega zgodnie z zasadami i dokumentami określonymi w § 3 niniejszego regulaminu. 
       
7. Udzielenie zamówienia następuje szczególnie poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej, którą sporządza wnioskodawca (w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach z nadanym przez pracownika ROA kolejnym numerem, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wykonawcy, a drugi dla zamawiającego), którą po weryfikacji przez bezpośredniego przełożonego należy przekazać do akceptacji i podpisania Głównemu Księgowemu, a następnie Dyrektorowi lub osobie upoważnionej.
       
8. W uzasadnionych przypadkach wynikających z rodzaju przedmiotu zamówienia dopuszcza się odstąpienie od zawarcia umowy i zastosowanie formy realizacji zamówienia poprzez złożenie zamówienia (w, co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach) z nadanym przez pracownika ROA kolejnym numerem, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wykonawcy, a drugi dla zamawiającego, które akceptuje Dyrektor lub osoba upoważniona. 
   
   
9. Forma zawarcia współpracy pomiędzy Urzędem, a Wykonawcą zależy od rodzaju usługi oraz jej wartości planowanej w skali roku. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się zastosowanie form określonych w § 5 ust. 8. 
       
10. Zamówienia publiczne objęte niniejszym paragrafem podlegają rejestracji. Wzór formularza rejestru stanowi załącznik nr 6 do regulaminu.

§ 6
Zamówienia o wartości równej lub wyższej 50.000 zł, ale mniejszej niż 130.000 zł.

1. Procedurę udzielenia zamówienia wszczyna się poprzez złożenie pisemnego wniosku przez pracownika wnioskującego zgodnie z opisem i zasadami zawartymi § 5. Wzór formularza wniosku stanowi załącznik nr 2 do regulaminu.
   
   
2. Z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia sporządza się protokół. Wzór formularza protokołu stanowi załącznik nr 5 do regulaminu. 
   
   
3. Zamówienia publiczne objęte niniejszym paragrafem podlegają rejestracji. Wzór formularza rejestru stanowi załącznik nr 6 do regulaminu.
   
   
4. Udzielenie zamówienia następuje wyłącznie poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej, zgodnie z zasadami określonymi w §5 ust. 7.

§ 7
Udzielenie zamówienia z pominięciem analizy rynku

1. Zasady określone w § 5 i 6 nie mają zastosowania, jeżeli ze względu na specyfikę zamówienia, dokonanie analizy rynku poprzedzającej wybór wykonawcy nie jest zasadne, w szczególności z następujących powodów:
   
   1) Zachodzą przyczyny techniczne powodujące, że istnieje jedyny wykonawca przedmiotu zamówienia, jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia.
   
   2) Przedmiot zamówienia z przyczyn wynikających z ochrony praw wyłącznych może być uzyskany tylko od jednego wykonawcy.
   
   3) Zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia spowodowana zdarzeniem lub okolicznościami niezależnymi od woli i działań Zamawiającego, których powstania nie można było przewidzieć i których powstaniu lub skutkom Zamawiający nie mógł zapobiec przy zachowaniu należytej staranności. 
   
   4) Przedmiot zamówienia związany jest z działalnością twórczą i artystyczną.
   
   5) Występują inne przyczyny takie jak np. ekonomiczne, organizacyjne, gospodarcze, techniczne, faktyczne lub społeczne powodujące, że w danych okolicznościach zamówienie może zrealizować jeden wykonawca.
   
   
2. Udzielenie zamówienia w przypadku o którym mowa w ust. 1, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinasowanych ze środków  europejskich lub innych mechanizmów finansowych.
   
   
3. W sytuacji, o której mowa w ust. 1 osoba prowadząca postępowanie zobowiązana jest sporządzić notatkę uzasadniającą niezastosowanie uregulowań określonych w § 5 lub 6 niniejszego Regulaminu. Uzasadnienie musi być sporządzone w taki sposób, aby jego treść nie budziła wątpliwości co do poprawności czynności wyboru wykonawcy bez dokonania analizy rynku. Wzór notatki stanowi załącznik nr 4 do regulaminu.

§ 8
Odstąpienie od stosowania Regulaminu 

1. Przepisów Regulaminu nie stosuje się do zamówień, których przedmiotem:
   
   1) są usługi notarialnego poświadczenia i uwierzytelniania dokumentów,
   
   2) jest nabycie audycji i materiałów do audycji lub ich opracowanie na potrzeby usług medialnych,
   
   3) jest nabycie własności lub innych praw do istniejących budynków lub nieruchomości, m.in. najem nieruchomości,
   
   4) są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw i innych przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej, gromadzeniem materiałów bibliotecznych, z zakresu działalności archiwalnej związanej z gromadzeniem materiałów archiwalnych, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności,
   
   
2. Procedura organizacji szkoleń zawodowych dla osób bezrobotnych i poszukujących pracy do kwoty 130.000 netto realizowana jest na podstawie art. 40 ust.2d ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2022r. poz. 690) oraz zapisów §69, §70                   i §72 Rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych warunków realizacji oraz trybu i sposobów prowadzenia usług rynku pracy z dnia 22 maja 2014r. Poz. 667.
   
   1) Dla zamówień realizujących szkolenia zawodowe, których wartość jest równa lub wyższa 10.000 zł netto, prowadzony jest Rejestr zamówień ds. szkoleń. Wzór rejestru zamówień stanowi załącznik nr 6 do regulaminu.
   
   2) Pracownik merytoryczny realizujący szkolenia zawodowe prowadzi Rejestr zamówień ds. szkoleń. Rejestr obejmujący dane zamówień z całego rocznego okresu rozliczeniowego, w terminie do 30 stycznia każdego roku przekazywany jest Pracownikowi ds. zamówień publicznych.

§ 9
Zasady dokumentacji przy postępowaniu o dzielenie zamówień publicznych

1. Wszelka dokumentacja dotycząca postępowania w zakresie zamówień publicznych, prowadzona jest zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną oraz Rzeczowym Wykazem Akt obowiązującymi w Urzędzie, całość dokumentacji gromadzona i przechowywana jest u pracownika ds. zamówień publicznych.
   
   
2. Faktury, rachunki i inne dokumenty dotyczące płatności wystawione przez Wykonawcę rejestrowane są przez pracownika sekretariatu. Dokument ten zostaje przekazany do pracownika (wnioskodawcę) odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia w celu jej merytorycznego opisania. Opisany dokument należy przekazać do Referatu ds. Finansowo-Księgowych w nieprzekraczającym terminie płatności wskazanym na dokumencie finansowym.
   
   
3. Pracownik ds. zamówień publicznych zobowiązany jest sporządzić roczne sprawozdanie  z udzielonych zamówień publicznych zgodnie z obowiązująca wykładnią prawa w tym zakresie. Sprawozdanie roczne sporządzane jest na podstawie prowadzonych rejestrów zamówień dla postępowań, których wartość jest równa lub wyższa 10.000 zł netto. Wzór rejestru zamówień stanowi załącznik nr 6 do regulaminu.
   
   

§ 10
Postanowienia końcowe

1. Kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do zaznajomienia z niniejszym regulaminem podległych pracowników.
   
   
2. Wszelkie czynności w zakresie procedur wykazanych w niniejszym Regulaminie powinny być dokonane z należytą starannością.
   
   
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i akty wykonawcze do niej, Kodeks cywilny oraz inne przepisy obowiązującego prawa.
   
   
4. Integralnymi częściami niniejszego Regulaminu są załączniki:
   
   1) Załącznik Nr 1 – Wzór wewnętrznego zlecenia zakupu.
   
   2) Załącznik Nr 2 – Wzór wniosku o wszczęcie zamówienia.
   
   3) Załącznik Nr 3 – Wzór Zapytania ofertowego.
   
   4) Załącznik Nr 4 – Wzór Notatki służbowej
   
   5) Załącznik nr 5 – Wzór Protokołu.
   
   6) Załącznik nr 6 – Wzór rejestru zamówień.