Struktura urzędu
I - Referat ds. Finansowo - Księgowych (RFK)
1) planowanie wydatkowania środków budżetowych,
2) planowanie wydatkowania środków Funduszu Pracy, PFRON, EFS i innych środków pochodzących z funduszy unijnych,
3) przestrzeganie i kontrola dyscypliny budżetowej,
4) przestrzeganie i kontrola dyscypliny wydatków z Funduszu Pracy, PFRON, EFS i innych środków pochodzących z funduszy unijnych,
5) rozliczanie i ewidencjonowanie operacji finansowych w zakresie FP, EFS, ZFŚS, budżetu,
6) obsługa kasowa Funduszu Pracy, budżetu, ZFŚS i innych środków,
7) prowadzenie sprawozdawczości z zakresu dochodów i wydatków realizowanych przez PUP,
8) sporządzanie analizy sprawozdań finansowych i innych wymaganych prawem,
9) obsługa programu PŁATNIK – w zakresie osób zatrudnionych i bezrobotnych, weryfikacja danych, przygotowanie dokumentów korygujących, tworzenie i przesył elektroniczny dokumentów rozliczeniowych,
10) obsługa bankowości elektronicznej,
11) gospodarowanie środkami trwałymi i wyposażeniem Urzędu,
12) ewidencja wartości majątku Urzędu,
13) prowadzenie rachunkowości gminnych i powiatowych funduszy celowych oraz funduszy pozabudżetowych,
14) obsługa finansowa programów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej,
15) planowanie i realizacja wydatków osobowych,
16) planowanie i realizacja wydatków bezosobowych,
17) naliczanie i rozliczanie składek na ubezpieczenia społeczne,
18) naliczanie i księgowanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
19) księgowanie rozrachunków z pracownikami,
20) naliczanie i rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych,
21) sporządzanie i rozliczanie deklaracji na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
22) egzekucja należności polega na monitorowaniu zaległości, współdziałaniu z organami egzekucyjnymi w zakresie realizacji wniosków egzekucyjnych i tytułów wykonawczych, ustalaniu majątku zobowiązanych oraz możliwości przeniesienia zobowiązania na osoby trzecie,
23) sporządzanie wniosków o egzekucję należności na podstawie orzeczeń sądowych,
24) prowadzenie bazy danych zawierającej informacje dotyczące zaległych należności oraz zarządzanie nią,
25) dbałość o kompetentną i kulturalną obsługę interesantów, przestrzeganie zasad współżycia społecznego w kontaktach z pracownikami i interesantami,
26) bieżące śledzenie zmian w prawie materialnym i procesowym, regulującym działania organów administracji publicznej, w szczególności zmian przepisów, dotyczących zadań realizowanych przez daną komórkę organizacyjną,
27) przestrzeganie tajemnicy służbowej i państwowej,
28) aktualizacja informacji w BIP i na stronie internetowej urzędu pracy.
II - Referat ds. Ewidencji, Świadczeń i Informacji (RESI)
1) rejestrowanie zgłaszających się bezrobotnych i innych osób poszukujących pracy,
2) wnikliwe rozpoznanie wniesionych odwołań od decyzji, powtórne zbadanie sprawy i ocena prawidłowości decyzji w świetle żądań i wyjaśnień strony, zawartych w odwołaniu, przedstawienie stanowiska po ponownym rozpatrzeniu, co do rozstrzygnięcia sprawy załatwionej nie ostateczną decyzją,
3) gromadzenie informacji dotyczących zadań i usług PUP,
4) udostępnianie klientom PUP informacji w formie broszur, ulotek, biuletynów itp.,
5) udzielanie klientom wyjaśnień i informacji dotyczących zakresu zadań PUP,
6) sporządzanie list wypłat dla osób pobierających świadczenia z Funduszu Pracy, EFS i PFRON,
7) wydawanie zaświadczeń na podstawie upoważnienia Prezydenta,
8) wydawanie rocznych zeznań podatkowych (PIT) dla klientów PUP,
9) opracowywanie projektów decyzji administracyjnych i postanowień,
10) przyjmowanie dokumentów związanych z wyjazdem za granicę w celu poszukiwania pracy oraz naliczanie z tym związanych zasiłków,
11) naliczanie zasiłków na podstawie decyzji Wojewódzkiego Urzędu Pracy (dot. cudzoziemców i osób pracujących za granicami Państwa),
12) opracowywanie projektów odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych osobowych,
13) opracowywanie projektów odpowiedzi na wnioski w sprawie udostępnienie danych zgromadzonych w rejestrze publicznym,
14) obsługa programu Płatnik w zakresie osób bezrobotnych,
15) przyjmowanie oświadczeń, wniosków, dokumentów itp. od osób bezrobotnych, poszukujących pracy oraz pozostałych klientów,
16) wykonywanie zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego,
17) analiza danych, przygotowywanie raportów statystycznych,
18) archiwizacja dokumentów dotyczących klientów PUP oraz pozostałych dokumentów związanych z funkcjonowaniem PUP,
19) zapewnienie ochrony danych osobowych klientów,
20) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
21) przyjmowanie wniosków dotyczących przyznania dodatku aktywizacyjnego oraz ich weryfikacja i realizacja,
22) sporządzanie zapytań prawnych kierowanych do Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej,
23) przestrzeganie tajemnicy służbowej i państwowej.
24) dbałość o kompetentną i kulturalną obsługę interesantów, przestrzeganie zasad współżycia społecznego w kontaktach z pracownikami i interesantami,
25) bieżące śledzenie zmian w prawie materialnym i procesowym, regulującym działania organów administracji publicznej, w szczególności zmian przepisów, dotyczących zadań realizowanych przez daną komórkę organizacyjną,
26) aktualizacja informacji w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej urzędu pracy.
III - Centrum Aktywizacji Zawodowej (CAZ)
1) udzielanie informacji o możliwościach i zakresie pomocy określonej w ustawie,
2) udzielanie pomocy bezrobotnym i poszukującym pracy w znalezieniu pracy przez pośrednictwo pracy, poradnictwo zawodowe i informację zawodową oraz pomoc w aktywnym poszukiwaniu pracy,
3) realizacja działań zakresie poradnictwa zawodowego i informacji zawodowej,
4) udzielanie pomocy pracodawcom w pozyskiwaniu pracowników przez pośrednictwo pracy oraz poradnictwo zawodowe i informację zawodową,
5) realizacja działań w zakresie pośrednictwa pracy, pośrednictwa pracy za granicą i usług EURES,
6) realizacja działań dotyczących postępowania o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca,
7) realizacja działań w zakresie pomocy w aktywnym poszukiwaniu pracy,
8) inicjowanie, organizowanie i finansowanie szkoleń oraz przygotowania zawodowego dorosłych,
9) realizacja wniosków i umów dotyczących udzielania pożyczki szkoleniowej,
10) realizacja wniosków i umów dotyczących finansowania egzaminów, studiów podyplomowych,
11) realizacja działań dotyczących zwrotu kosztów przejazdu, finansowania w formie zwrotu kosztów przejazdów, zakwaterowania i wyżywienia,
12) realizacja wniosków i umów o refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy,
13) realizacja wniosków i umów o przyznanie jednorazowo środków na podjęcie działalności gospodarczej,
14) realizacja wniosków i umów o organizację stażu,
15) realizacja wniosków i umów o organizację prac interwencyjnych oraz robót publicznych,
16) realizacja wniosków i umów o dofinansowanie kontynuacji nauki,
17) realizacja wniosków i umów o refundację kosztów opieki nad dzieckiem lub osobą zależną,
18) realizacja wniosków i umów o jednorazową refundację poniesionych kosztów przez pracodawcę z tytułu opłacanych składek na ubezpieczenia społeczne,
19) realizacja umów zawartych z agencjami zatrudnienia,
20) realizacja pozostałych działań i instrumentów rynku pracy,
21) monitorowanie i podejmowanie działań dotyczących zwolnień grupowych,
22) przygotowanie dokumentacji i realizacja projektów w zakresie promocji zatrudnienia,
w tym przeciwdziałania bezrobociu, łagodzenia skutków bezrobocia i aktywizacji zawodowej bezrobotnych, wynikających z programów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Pracy,
23) organizowanie i realizacja programów specjalnych,
24) inicjowanie i realizacja projektów pilotażowych,
25) opracowywanie analiz i sprawozdań, w tym prowadzenie monitoringu zwodów deficytowych i nadwyżkowych, oraz dokonywanie ocen dotyczących rynku pracy na potrzeby powiatowej rady zatrudnienia oraz organów zatrudnienia,
26) upowszechnianie informacji o szkoleniach i współpraca z instytucjami szkoleniowymi oraz badanie i ocena efektywności szkoleń,
27) rozpowszechnianie informacji usługach organów zatrudnienia i innych partnerów rynku pracy,
28) wykonywanie zadań z zakresu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
29) współpraca z partnerami rynku pracy i instytucjami rynku pracy, oraz ze szkołami, poradniami psychologiczno – pedagogicznymi, Ośrodkami Pomocy Społecznej, itd.
30) przestrzeganie tajemnicy służbowej i państwowej.
31) dbałość o kompetentną i kulturalną obsługę klientów, przestrzeganie zasad współżycia społecznego w kontaktach z pracownikami i klientami,
32) bieżące śledzenie zmian w prawie materialnym i procesowym, regulującym działania organów administracji publicznej, w szczególności zmian przepisów, dotyczących zadań realizowanych przez daną komórkę organizacyjną,
33) aktualizacja informacji w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej urzędu pracy.
IV - Referat ds. Organizacyjno - Administracyjnych (ROA)
1) opracowywanie projektów regulaminów, instrukcji i innych aktów wewnętrznych PUP,
2) prowadzenie ewidencji regulaminów i zarządzeń wewnętrznych PUP oraz ich uaktualnianie,
3) projektowanie i nadzór nad funkcjonowaniem systemu obiegu informacji w PUP,
4) obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora PUP,
5) obsługa sekretariatu oraz obsługa kancelaryjna PUP,
6) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
7) gromadzenie i przechowywanie korespondencji Dyrektora PUP,
8) przygotowywanie wniosków oraz projektów umów zawieranych z innymi podmiotami,
9) prowadzenie ewidencji umów cywilno-prawnych i porozumień,
10) aktualizacja informacji w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej urzędu pracy,
11) prowadzenie spraw osobowych pracowników PUP,
12) sporządzanie planu urlopów pracowników PUP oraz monitorowanie jego realizacji,
13) organizowanie i inicjowanie szkoleń pracowników,
14) opracowywanie planów szkoleń pracowników PUP,
15) zarządzanie danymi dotyczącymi składników płacy pracowników,
16) prowadzenie spraw związanych z przeglądem kadrowym i ocenami kwalifikacyjnymi,
17) przygotowanie i prowadzenie naboru pracowników na wolne stanowiska,
18) prowadzenie spraw związanych z przeszeregowaniami i awansami pracowników,
19) kontrola dyscypliny pracy,
20) prowadzenie ewidencji upoważnień,
21) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem i remontami bieżącymi budynków oraz z dostawami mediów do siedziby urzędu pracy,
22) zaopatrzenie materiałowe i techniczne komórek organizacyjnych, prenumerata prasy i innych publikacji, zabezpieczenie łączności telefonicznej i obsługi poligraficznej,
23) prowadzenie ewidencji, przechowywanie i dystrybucja materiałów biurowych i promocyjnych Powiatowego Urzędu Pracy w Świnoujściu,
24) ubezpieczanie budynku i mienia,
25) utrzymanie porządku i czystości w budynku administracyjnym i otoczeniu budynku urzędu pracy,
26) nadzorowanie mienia PUP, zapewnienie jego ochrony i należytego wykorzystania,
27) organizowanie praktyk zawodowych uczniów i studentów,
28) obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
29) opracowywanie obowiązującej sprawozdawczości statystycznej, analiz i informacji dotyczących pracowników PUP, osób bezrobotnych i poszukujących pracy,
30) ewidencjonowanie i koordynowanie załatwiania skarg i wniosków,
31) prowadzenie spraw z zakresu przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy,
32) wykonywanie zadań z zakresu przygotowywania i przeprowadzania postępowań w sprawie udzielania zamówień publicznych w zakresie powierzonym przez Dyrektora,
33) przestrzeganie tajemnicy służbowej i państwowej,
34) dbałość o kompetentną i kulturalną obsługę interesantów, przestrzeganie zasad współżycia społecznego w kontaktach z pracownikami i interesantami,
35) bieżące śledzenie zmian w prawie materialnym i procesowym, regulującym działania organów administracji publicznej, w szczególności zmian przepisów, dotyczących zadań realizowanych przez daną komórkę organizacyjną,
36) nadzór nad prawidłowością funkcjonowania i wykorzystania sprzętu komputerowego w urzędzie pracy,
37) nadzór nad rozwojem i eksploatacją oprogramowania oraz siecią komputerową, z uwzględnieniem oprogramowania do przetwarzania danych klientów PUP,
38) administrowanie systemem komputerowym i bazami danych,
39) obsługa i administrowanie stron internetowych orz BIP-u urzędu,
40) tworzenie baz danych,
41) przygotowywanie informacji dla potrzeb rynku pracy,
42) udział w pracach dot. zakupu sprzętu komputerowego, oprogramowania, materiałów informatycznych i eksploatacyjnych,
43) realizacja zadań związanych z wdrażaniem koncepcji „E-urzędu” zgodnie z ustawą o informatyzacji podmiotów realizowanych zadania publiczne.
V - Radca Prawny
1) udzielanie porad prawnych i konsultacji Dyrektorowi i Zastępcy Dyrektora,
2) sporządzanie opinii prawnych,
3) opracowywanie projektów aktów prawnych,
4) występowanie przed sądami i urzędami (zastępstwo prawne),
5) sygnalizacja Dyrektorowi o uchybieniach w zakresie procesu przestrzegania prawa,
6) opiniowanie projektów umów pod względem prawnym.