REGULAMIN

UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

W POWIATOWYM URZĘDZIE PRACY W ŚWINOUJŚCIU

O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ KWOTY WSKAZANEJ W ART. 4 PKT 8 USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

 § 1 Postanowienia ogólne

1. Regulamin niniejszy określa wewnętrzne zasady, formy i tryb udzielania przez Powiatowy Urząd Pracy w Świnoujściu zamówień publicznych ze środków publicznych na dostawy, usługi oraz roboty budowlane o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych finansowane.

1. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1)      Urzędzie – należy przez to rozumieć Powiatowy Urząd Pracy w Świnoujściu

2)      Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Urzędu,

3)      Głównym Księgowym – należy przez to rozumieć Głównego Księgowego Urzędu,

4)      Pracowniku ds. zamówień publicznych – należy przez to rozumieć pracownika, w którego zakresie obowiązków leży prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z realizowanymi postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego,

5)      Planie – należy przez to rozumieć plan zamówień publicznych Powiatowego Urzędu Pracy w Świnoujściu,

6)      Zamówieniu lub zamówieniu publicznym – należy przez to rozumieć takie zamówienia publiczne, które ze względu na wartość jest wyłączone ze stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień Publicznych.

1. Pracownicy uczestniczący w udzielaniu zamówień publicznych zobowiązani są przestrzegać zasad:

1)   zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości,

2)   racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów,

3)   zachowania bezstronności i obiektywizmu,

4)   zachowania pisemności postępowania.

1. Za przestrzeganie przepisów Regulaminu odpowiedzialni są:

1)      Pracownik ds. zamówień publicznych,

2)      kierownicy pracowników wnioskujących,

3)      pracownicy w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.

§ 2 Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia

1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia pracownik wnioskujący szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia:

1)        czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych;

2)   czy wydatek ma pokrycie w zatwierdzonym na dany rok kalendarzowy planie finansowym Powiatowego Urzędu Pracy w Świnoujściu.

1. Osobą zobowiązaną do określenia wartości szacunkowej zamówienia jest pracownik, który wnioskuje o rozpoczęcie procedury.
2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług.
3. Szacunkową wartość zamówienia ustala się w złotych i przelicza na euro według średniego kursu złotego w stosunku do euro określonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych nie wcześniej niż na 3 miesiące przed rozpoczęciem procedury związanej z ich realizacją.
4. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności:

1)      zapytania ofertowe skierowane do, co najmniej trzech potencjalnych wykonawców (załącznik nr 1), oprócz przypadków, w których zamówienie może być zrealizowane tylko przez jednego Wykonawcę,

2)      odpowiedzi wykonawców na złożone zapytanie ofertowe,

3)      wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku),

4)      kserokopie ofert lub dokumentów z innych postępowań (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu nieprzekraczającego 3 miesięcy, a wynikającego z poprzedniego szacowania wartości zamówienia,

5)      notatki służbowe z dokonanych czynności w zakresie rozeznania cen rynkowych w innej formie niż wyżej wymienione (np. rozmowy telefoniczne, poczta elektroniczna, fax itp.).

1. Kryteriami wyboru wykonawcy są cena albo cena i inne kryteria, gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności:

1)        jakość i funkcjonalność,

2)        parametry techniczne,

3)        aspekty środowiskowe,

4)        aspekty innowacyjne,

5)        koszty eksploatacji,

6)        serwis, gwarancja

7)        termin wykonania zamówienia,

8)        doświadczenie wykonawcy,

9)        wiedza wykonawcy lub osób planowanych do wykonywania zamówienia.

1. Dopuszczalne jest prowadzenie negocjacji z wykonawcami. Z przeprowadzonych negocjacji należy wówczas sporządzić notatkę służbową.
2. Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

 § 3 Wszczęcie procedury

1. Procedurę udzielenia zamówienia wszczyna się poprzez złożenie pisemnego wniosku przez pracownika wnioskującego (załącznik nr 3).
2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:

1)        szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,

2)        informację (uzasadnienie) dotyczącą potrzeby udzielenia zamówienia,

3)        szacunkową wartość zamówienia w złotych i euro,

4)        wskazanie źródła finansowania,

5)   informację o łącznej wartości zamówień tego rodzaju w danym roku budżetowym, w złotych i euro,

6)        proponowany wybór najlepszej oferty i wykonawcy.

1. Wniosek w kolejności akceptowany jest przez:

1)   Bezpośredniego przełożonego dokonującego parafki w wyznaczonym miejscu,

2)    Głównego Księgowego, potwierdzającego dokonywanie wydatku zgodnie z planem finansowym, który dokonując akceptacji odnotowuje to w odpowiedni sposób,

3)   Pracownika ds. zamówień publicznych, który dokonuje sprawdzenia jego poprawności i zatwierdza wniosek złożonym podpisem,

4)   Dyrektora, który ostatecznie zatwierdza wniosek składając podpis w odpowiednim miejscu.

5)   Zatwierdzony wniosek wraz z pozostałymi dokumentami związanymi z realizacją zamówienia publicznego wnioskodawca przekazuje pracownikowi ds. zamówień publicznych w celu włączenia go do ewidencji.

1. Po zatwierdzeniu ostatecznym wniosku o udzielenie zamówienia wnioskodawca podejmuje niezbędne czynności w celu sfinalizowania wszczętej procedury realizacji zamówienia.
2. Udzielenie zamówienia następuje szczególnie poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej, którą sporządza wnioskodawca (w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach z nadanym przez pracownika ROA kolejnym numerem, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wykonawcy, a drugi dla zamawiającego), którą po weryfikacji przez bezpośredniego przełożonego należy przekazać do akceptacji i podpisania Głównemu Księgowemu, a następnie Dyrektorowi lub osobie upoważnionej,
3. W uzasadnionych przypadkach wynikających z rodzaju przedmiotu zamówienia dopuszcza się odstąpienie od zawarcia umowy i zastosowanie formy realizacji zamówienia poprzez złożenie zamówienia (w, co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach z nadanym przez pracownika ROA kolejnym numerem, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wykonawcy, a drugi dla zamawiającego, które akceptuje Dyrektor lub osoba upoważniona.
4. W przypadku indywidualnych sytuacji dopuszcza się także inną formę np. zgłoszenie telefoniczne, elektroniczne na formularzach Wykonawcy lub za pośrednictwem fax/u (np. zgłoszenie na szkolenie, drobne zakupy na bieżące potrzeby urzędu).
5. Forma zawarcia współpracy pomiędzy Urzędem, a Wykonawcą zależy od rodzaju usługi oraz jej wartości planowanej w skali roku. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się zastosowanie form określonych w § 3 ust. 6 – 7.
6. Zatwierdzone przez strony umowy, zamówienia oraz pozostałe dokumenty ewidencjonowane są w Referacie ds. Organizacyjno-Administracyjnych.

§ 4 Odstąpienie od stosowania Regulaminu

1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Dyrektor może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania zasad określonych w niniejszym Regulaminie, z zastrzeżeniem ust. § 4 ust. 2 i 3. Jednakże wartość takiego zamówienia nie może przekraczać kwoty 1.500 zł netto w skali roku.
2. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, dokumentuje się w formie notatki służbowej lub z zastosowaniem formularza „Upoważnienie do realizacji zakupu za uzyskaną zgodą” (załącznik nr 2). Dokumenty te podlegają akceptacji Dyrektora lub upoważnionej przez niego osoby. W dokumentach w/w należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania zasad określonych w niniejszym Regulaminie. Po dokonaniu zakupu dokumenty te należy przekazać do Referat ds. Organizacyjno – Administracyjnych, które pracownik włącza do rejestru wniosków o udzielenie zamówienia.
3. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.

§ 5 Planowanie Zamówień Publicznych

Zamówienia publiczne dokonywane są w ramach planu rzeczowo - finansowego tworzonego przez Referat ds. Finansowo-Księgowych i zatwierdzonego na dany rok kalendarzowy.

Udzielenie zamówienia poza planem może nastąpić wyłącznie w sytuacji, której nie dało się wcześniej przewidzieć, w szczególności w przypadku, gdy wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia za zgodą Dyrektora w porozumieniu z Główną Księgową.

Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu oraz pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach zobowiązani są każdego roku sporządzić i przekazać Głównemu Księgowemu wstępną informację o zapotrzebowaniu na dostawy i usługi, których realizacja jest niezbędna do końca następnego roku z uwzględnieniem w szczególności:

a)      ilości i wartości zamówienia,

b)      proponowanej daty zakupu,

c)      źródła finansowania (w tym informacji, czy zamówienie dotyczy projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej).

Pracownik ds. zamówień publicznych zobowiązany jest sporządzić roczne sprawozdanie  z udzielonych zamówień publicznych zgodnie z obowiązująca wykładnią prawa w tym zakresie.

§ 6 Zasady dokumentacji przy postępowaniu o dzielenie zamówień publicznych

1. Wszelka dokumentacja dotycząca postępowania w zakresie zamówień publicznych, prowadzona jest zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną oraz Rzeczowym Wykazem Akt obowiązującymi w Urzędzie, całość dokumentacji gromadzona i przechowywana jest u pracownika ds. zamówień publicznych.
2. Faktury, rachunki i inne dokumenty dotyczące płatności wystawione przez Wykonawcę rejestrowane są przez pracownika sekretariatu, który potwierdza to stawiając stempel o treści: „Przyjęto do ewidencji” oraz umieszcza obok własny podpis (parafkę). Dokument ten zostaje przekazany do pracownika (wnioskodawcę) odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia w celu jej opisania. Opisany dokument należy przekazać do Referatu ds. Finansowo-Księgowych w nieprzekraczającym terminie płatności wskazanym na dokumencie finansowym.

 § 7 Postanowienia końcowe

1. Kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do zaznajomienia z niniejszym regulaminem podległych pracowników.
2. Postanowienia niniejszego regulaminu nie naruszają zasad udzielania zamówień publicznych określonych w przepisach prawa powszechnie obowiązującego. W razie sprzeczności zasad niniejszego regulaminu z przepisami prawa powszechnie obowiązującego pracownik Urzędu, który dostrzeże taka kolizję, zobowiązany jest do stosowania przepisów prawa powszechnie obowiązującego i niezwłocznego poinformowania Dyrektora Urzędu o zauważonej sprzeczności.
3. W przypadku, gdy do określonych zamówień publicznych udzielanych przez Urząd mają zastosowanie szczególne zasady, zwłaszcza do zamówień finansowanych ze środków Unii Europejskiej, to wówczas te szczególne zasady mają pierwszeństwo przez zasadami wynikającymi z niniejszego regulaminu.

Wszelkie czynności w zakresie procedur wykazanych w niniejszym Regulaminie powinny być dokonane z należytą starannością.

Traci moc poprzedni Regulamin udzielania zamówień publicznych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Świnoujściu wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora nr 12/2016 z 21.03.2016r.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i akty wykonawcze do niej, Kodeks cywilny oraz inne przepisy obowiązującego prawa.

Integralnymi częściami niniejszego Regulaminu są załączniki:

1)   Załącznik Nr 1 – Wzór Zapytania ofertowego.

2)   Załącznik Nr 2 – Wzór upoważnienia do realizacji zakupu za uzyskaną zgodą.

3)   Załącznik Nr 3 – Wzór Zamówienia z Wykonawcą.

4)   Załącznik Nr 4 – Wzór Wniosku o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia

         publicznego  planowanego/nieplanowanego o wartości nieprzekraczającej kwoty

        określonej w art. 4 pkt 8 u.p.z.p.