Prowadzone są rejestry, ewidencje, archiwa zgodnie z instrukcją kancelaryjną oraz przepisami o pomocy społecznej i finansowymi: księga ewidencji wychowanków, dzienniki dyżuru wychowawców (dzienne i nocne), ewidencja czasu pracy, rejestr zatrudnionych pracowników, rejestr wypadków wychowanków oraz pracowników, wyjazdów służbowych, księga druków ścisłego zarachowania, księga zarządzeń dyrektora placówki, protokoły Stałego Zespołu do Spraw Okresowej Sytuacji Dziecka, księga kontroli zewnętrznych, listy płac, sprawozdania budżetowe i plany finansowe, akta osobowe, rozliczenia ZUS i z Urzędem Skarbowym, dokumenty księgowe. 

Dane są udostępnione za zgodą dyrektora lub zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych lub zgodnie z przepisami o pomocy społecznej oraz instrukcją kancelaryjną i obiegiem dokumentów.