Ochrona sygnalistów

Kim jest sygnalista?

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
1) pracownik;
2) pracownik tymczasowy;
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) przedsiębiorca;
5) prokurent;
6) akcjonariusz lub wspólnik;
7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9) stażysta;
10) wolontariusz;
11) praktykant;
12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin;
13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać:

1) na adres e-mail: zgloszenie.zewnetrzne@um.swinoujscie.pl przy wykorzystaniu formularza zgłoszenia zewnętrznego

wzór formularza można pobrać tu: Wzór formularza zgłoszenia zewnętrznego;

instrukcja szyfrowania wiadomości e-mail do pobrania tu: Instrukcja szyfrowania wiadomości e-mail

2) ustnie podczas bezpośredniego spotkania z członkami Zespołu ds. zgłoszeń zewnętrznych – w tym celu zawnioskuj o spotkanie na podany wyżej e-mail lub osobiście do członka Zespołu w miejscu pracy.

2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Zgłoszenia może dokonać każda osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w obszarze zadań organu gminy, w kontekście związanym z pracą.

Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Informacje zgłaszane przez Sygnalistę dotyczą:

1)    korupcji,
2)    zamówień publicznych,
3)    usług, produktów i rynków finansowych,
4)    zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
5)    bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
6)    bezpieczeństwa transportu,
7)    ochrony środowiska,
8)    ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
9)    bezpieczeństwa żywności i pasz,
10)  zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11)  zdrowia publicznego,
12)  ochrony konsumentów,
13)  ochrony prywatności i danych osobowych,
14)  bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15)  interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
16)  rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
17)  konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.

Na żądanie Sygnalisty Zespół wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928).

W przypadku podjęcia wobec Sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia. 

3. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji;

Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

1)  szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa, w tym kiedy, gdzie, w jaki sposób doszło do naruszenia prawa;
2)  wskazanie osoby, która dokonała, zamierza dokonać naruszenia prawa;
3)  dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);
4) dane umożliwiające kontakt, jeżeli Sygnalista chce otrzymać Informację zwrotną w związku z dokonanym zgłoszeniem, a także w celu uzyskania informacji o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego wszczętego w związku z dokonanym zgłoszeniem.

Sygnalista nie może przekazać zgłoszenia anonimowo.

Za zgodą Sygnalisty zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg. W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego zgłoszenia, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.

Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (tzw. zgłoszenie w złej wierze) podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.

Zespół może zwrócić się do Sygnalisty, na podany adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w posiadaniu Sygnalisty – podanie ich jest dobrowolne.

4. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji;

Zespół ds. zgłoszeń zewnętrznych może się z Tobą kontaktować i informować w następujących sprawach:
- potwierdzi przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje zostaną przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile organ nie otrzymał sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia (informacji o przyjęciu zgłoszenia Zespół nie przekaże, jeżeli będzie miał uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty);
- jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenie o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia. Zespół może w takim przypadku przekazać informację o trybie przewidzianym w przepisach odrębnych do rozpoznania zgłoszenia;
- o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakres działania organu;
- przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia;
- poinformuje Sygnalistę, jeżeli odstąpi od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia;
- poinformuje Sygnalistę o ostatecznym wyniku naszych działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.

5. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych;

Twoje dane osobowe nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń oraz prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że za Twoją wyraźną zgodą. 

6. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym;

Zgłoszenia naruszeń prawa są przyjmowane i weryfikowane przez upoważnionych pracowników organu w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz jego odpowiedzialności za rozpatrzenie zgłoszenia i przeprowadzanie działań następczych.

W ramach postępowania, Zespół może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. 

Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Organu, Zespół podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. 

W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Zespół może przekazać zgłoszenie jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym.

W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Organu, Zespół przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

Zespół może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Zespół poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – Zespół pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.

7. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego;

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928), od chwili dokonania zgłoszenia. Ochrona Sygnalistów jest zapewniona poprzez:

1) ochronę tożsamości, chyba że Organ otrzyma od Sygnalisty wyraźną zgodę na ujawnienie danych;
2) jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, Organ zapewni także ochronę poufności ich tożsamości;
3) udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
4) zapewnienie, że dostęp do danych Sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony Sygnalistów;
5)  ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.

Jeśli masz wątpliwości i pytania możesz zwrócić się osobiście do Zespołu ds. zgłoszeń zewnętrznych przed dokonaniem zgłoszenia z prośbą o poradę. Dane osobowe i treść rozmowy nie są ujawniane osobom nie będącym członkami Zespołu.

8. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy;

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Pamiętaj, że jeśli w Twoim odczuciu nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, to w pierwszej kolejności lepiej jest skorzystać z procedury zgłoszeń wewnętrznych Urzędu Miasta Świnoujście.

Dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich

Tu możesz sprawdzić kanały zgłoszeń do RPO:

https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/przyjmowanie-zgloszen-zewnetrznych-sygnalistow

infolinia: 800 676 676

RPO przyjmuje zgłoszenia o naruszeniach prawa, wstępnie je weryfikuje i przekazuje organom publicznym właściwym do podjęcia działań następczych. Rzecznik również samodzielnie rozpoznaje zgłoszenia dotyczące konstytucyjnych praw i wolności, jeżeli żaden inny organ nie jest właściwy w danej sprawie. Zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszenia prawa są przyjmowane wyłącznie przez przygotowane do tego celu kanały.

Podstawa prawna:

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii,
Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928)

- Wzór formularza zgłoszenia ZEWNĘTRZNEGO

- Wzór formularza zgłoszenia wewnętrznego .doc 24 kb

- Klauzula informacyjna RODO Klauzula RODO do pobrania.doc 117 kb

- Instrukcja szyfrowania e-maila do obydwu rodzajów zgłoszeń Instrukcja szyfrowania wiadomości e-mail